一、目的
为规范本酒楼宴会预订业务，特制定本规范。
二、适用范围
适用于本酒楼预订业务的开展。
三、工作程序
（一）接受预订
接受客人的电话预订、面谈预订时均要做好详细的笔录，问清以下情况：
1.宴会的日期、时间与性质。
2.宴请的对象与人数。
3.每席的费用标准、菜式及主打菜肴。
4.预订人的姓名、单位、联系电话和传真号码。
5.餐厅、舞台装饰及其他特殊的要求。
（二）向客人介绍酒楼
在接受预订时，还要向顾客介绍酒楼的宴会设施、产品、服务及有关优惠政策。
1.宴会厅或多功能厅的名称、面积、设备配置状况及接待能力(同时可容纳多少人、多少桌)；对来店预订的客人，宴会部业务经理应带他去宴会厅或多功能厅实地考察一下，以便能更多地了解客人详细的要求。
2.可提供的菜式、产品(菜单)、招牌菜及其价格(提供多个方案详细的清单，并可依客人意见和建议进行菜单的柔性设计)。
3.可提供的酒水、点心、娱乐康乐产品及其价格(提供多个方案的详细清单，并可依客人意见和建议进行菜单的柔性设计)。
4.视交易情况可提供的请柬、彩车、司仪、蜜月套房(赠送鲜花、果篮)及拍照用蛋糕。
5.视交易情况可提供的免费泊车、接送客人等其他增值服务。
6.经办人的姓名、电话号码，单位的传真号码及接受缴纳定金的银行开户账号。
（三）签订宴会合同
1.双方协商宴会合同细节，应共同敲定以下事项：
（1）具体的菜单、客人所需要的酒水、点心及其他需另外收费的相关产品与服务。
（2）餐厅、酒店视交易情况可提供的各种优惠措施及无偿赠送的产品与服务。
（3）定金、付款方式及下一步的联络方式。
（4）其他重要的细节。
2.制作详细的宴会预订合同书。
宴会预订合同书是一种特殊的经济合同文书，其内容应包括客人预订的具体细节、经双方共同协商确定的有关条款及违约所应承担的责任与赔偿金额。宴会合同书首先由酒楼宴会部销售人员拟订出初稿，后交由客户审核、确认；如有必要再作进一步的磋商和修订，直至双方达成共识、共同签字认定为止。
（四）制定宴会接待计划
宴会部主管业务员在客户缴纳了定金之后应立即着手制定宴会接待计划(项目订单)。宴会接待计划应包括以下内容：
1.项目名称，如“罗杨联婚”、“彭府弥月”、“谢师宴”、“某某公司周年庆典”等。
2.预订者的姓名、地址、所在公司名称、电话、传真号码。
3.宴会日期、时间、地点。
4.菜式、席数。
5.定金数额、付款方式、酒楼宴会销售代表。
6.费用标准。
7.宴会餐桌摆设及宴会厅内部装饰。
8.厨房应准备的菜肴、点心(蛋糕)等物品。
9.工程部应承担的任务(如检查灯泡，负责安装舞台灯光、音响等设备)。
10.车队应承担的任务，如婚礼轿车(连带装饰)、接送客人的免费穿梭巴士(时间、地点)的具体安排。
11.宴会部应承担的任务，提供司仪及其他宴会所需的物品等。
12.公关部应承担的任务，如宴会厅会场匾幅、入口及前厅告示牌的制作。
13.酒吧应承担的任务，如准备宴会所需要的各种酒水、果盘。
14.花店应承担的任务，如准备宴会所需要的鲜花、插花摆设。
15.酒楼拟提供的其他特殊的优惠。
16.本项目的最终审批人(通常为餐饮部总监)。
17.文件报送、抄送的部门及有关负责人清单。
四、预订的注意事项
1.宴会接待计划在提交餐饮部总监审批之后，应分别将有关文件及其副本分发(或以电子邮件的形式发送)到各有关部门，提请他们提前做好准备。
2.提前一周再次向客户进行预订确认，提醒他若取消预订，酒楼将不退还其预付的定金。
3.将顾客预订确认的有关信息及时反馈给酒楼、餐厅有关部门和领导，以便他们能及时采取一些有关的对策与措施。
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