采购是指取得所需之物料、工具、机械……..等物质,以利生产工厂营运所应负担之职责与采取之行为。因此采购活动必须考虑以最适当的总成本,于最适当的时间,以高度之效率,获得最适当质量、最适当数量之物料、工具、机器…等物质,并能保持料源连续性之一种采购技术。
一般采购流程包括:采购计划---采购洽谈----合同的签订----交货(物流)---质检---进仓
通常采购业务内容最主要的有下列几项:
寻找物料供应来源,并分析零件市场。
与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。
要求报价与进行议价。
获取所需之物料。
查证进厂物料之数量与质量。
建立采购业务进行顺遂所需要之数据。
了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适切数据加以成本分析。
呆料与废料之预防与处理。
采购流程图
采购方法
采购方法种类很多,可从中选取最方便最有利的方法进行采购,然而采购对象不同,所采用之采购方法亦不相同。
以采购地区分类-采购可分为国内采购(简称内购)与国外采购(简称外购)。所谓外购系指向国外之供货商或外国供货商在本国境内之代理商进行采购之行为。所谓内购系指向国内厂商进行采购行为。一般来说物料之采购以内购较为方便与经济。采购方式有下列方法:
(一)公开采购(Open Purchasing)
系指采购行为公开化;而秘密采购(Secret Purchasing)系指采购行为在秘密中进行着。大量采购系指采购数量多之采购行为;而零星采购系指采购数量零星化之采购行为。特殊采购(Special Purchasing)指采项目特殊,采购人员事先必须花很多时间从事采购情报搜集之采购行为。如采购特殊规格特种用途之机器;普通采购(Ordinary Purchasing)系指采购项目极为普通之采购行为。
(二)正常性采购(Normal Purchasing)
系指采购行为正常化而不带投机性;而投机性采购(Speculative Purchasing)系指物料价格低廉时大量买进以期涨价时转手图利之采购行为。
(三)计划性采购(Scheduled Purchasing)
系指依据材料计划或采购计划之采购行为;而市场性采购(Marketing Purchasing)系指依据市场之情况、价格之波动而从事之采购行为,此种采购行为并非根据材料计划而进行的。
采购分类
(一)以采购方式分类
采购分为直接采购,委托采购与调拨采购。直接采购系指直接向物料供应厂商从事采购之行为。调拨采购系指将过剩物料互相支持调拨使用之行为。
(二)以采购性质分类
采购分为公开采购与秘密采购,大量采购与零星采购,特殊采购与普通采购,正常性采购与投机性采购,计划性采购与市场性采购。
(三)依采购时间分类
采购可分为长期固定性采购与非固定性采购,计划性采购与紧急采购,预购与现购。长期固定性采购系指采购行为长期而固定性之采购,而非固定性采购系指采购行为非固定性,需要时就采购。计划性系指根据材料计划或采购计划之采购行为;而紧急采购系指物料急用时毫无计划性之紧急采购行为。预购系指先将物料买进而后付款之采购行为;现购系指以现金购买物料之采购行为。
(四)以采购订约方式分类
采购可分为订约采购,口头或电话采购,书信或电报采购以及试探性订单采购。订约采购(Contract Purchasing)系买卖双方根据订约之方式而进行采购之行为。口头或电话采购(Oral or Telephone Purchasing)系指买卖双方不经过订约之方式而是以口头或电话之洽谈方式而进行采购之行为。书信或电报采购(Letter or Telegraph Purchasing)系指买卖双方藉自书信或电报之往还而进行采购之行为。试探性订单采购(Trial Order Purchasing)系指买卖双方在进行采购事项时因某种原故不敢大量下订单,先以试探方式下少量订单,此试探性订单采购,俟试探性订单采购进行顺利时,而后才下大量订单。
(五)以决定采购价格方式分类
采购可分为招标采购,询价现购、比价采购、议价采购、订价收购、以及公开市场采购。
1、招标采购(Purchasing by Invitation to Bid)
系将物料采购之所有条件(诸如物料名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则、投标押金、投标厂商资格、开标日期……)详细列明,登报公告。投标厂商依照公告之所有条件,在规定时间以内,交纳投标押金,参加投标。招标采购之开标按规定必须至少三家以上之厂商从事报价投标方得开标。开标后原则上以报价最高之厂商得标,但得标之报价仍低过底价时,采购人员有权宣布废标,或商得监办人员之同意,以议价办理之。
2、询价现购(Purchasing at Inquiry Price)
系采购人员选取信用可靠之厂商将采购条件讲明,并询问价格或寄以询价单并促请对方报价,比较后则现价采购。
3、比价采购
系指采购人员请数家厂商提供价格后,从中加以比价之后,决定厂商进行采购事项。议价采购(Purchasing by Negotiating Prices)系指采购人员与厂商双方经讨价还价而议定价格后方进行采购。
4、订价收购
系指购买之物料数量巨大实非一、二家厂商所能全部提供如铁路之枕木或公卖局之烟叶,或当市面上该项物料匮乏时,则可订定价格以现款收购。公开市场采购(Open Market Purchases)系指采购人员在公开交易或拍卖场所随时机动式的采购,因此大宗需要物料时,价格变动频仍。
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