如何管理采购部?

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2019年9月18日11:45:45 评论 1

一、总则

1.为规范公司日常采购工作,特制定本制度。

2.本制度适用于公司的日常采购活动。

二、采购原则

1.严格执行询议价程序

物品采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。

2.采购会审、合同会签制度

物品采购,必须有相关部门参与,调研汇总各方意见,经高管审核后生效。

3.职责明确

采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货等问题的解决,应根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

4.一致性原则

采购人员采购的物品或服务必须与采购计划单所列要求规格型号、数量相一致,在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改采购计划单以参考。

5.廉洁制度

所有采购人员必须做到:

(1)自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。

(2)加强学习,提高认识,增强法治观念。

(3)廉洁自律,不能向供应商伸手。

(4)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。

(6)努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新货品及市场信息。

三、采购程序

1.供应商的选择

(1)供应商必须证照齐全,具有相关资质。

(2)对于经常使用的商品或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。

(3)在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

(4)为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

2.采购程序

(1)日常及其他零星物品的申请,由各使用部门应认真填写采购计划单后报采购部上级部门统一申请。对于较大数额物品的申请需要由总经理审批,最后交采购部门采购。

(2)采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调财务及使用部门共同完成,报总经理审批。使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核,行政部门负责合同风险条款的审查。采购部门负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。

(3)对于已审批完毕的采购合同,必须彻底跟踪,保证准确的交货期,以免影响公司运营。如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的,必须第一时间向上级汇报,协商最快交货期,或商议其它解决方案。并及时通知相关人员最新的材料到货时间。

(4)采购过程中发生变化时,需求部门应及时出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。

3.付款程序

(1)采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请,各主管签字,后附入库单,交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。

(2)发票:付款时必须索要发票,核对发票形式(普票或增值税发票)内容是否和合同约定一致,确认后交给财务部核销。

四、违约处理

1.货物出现延期后,采购部应及时通知相关部门。

2.货物出现质量问题后,由使用部门提出意见,报部门经理,交采购部处理。采购部接到意见后,将情况上报总经理,并按投诉做紧急处理,将情况及时报给供应商,要求供应商换货或退货。

3.采购部与供应商协商不成的,或造成损失的,由财务部核算损失,采购部负责追索。追索不成,由法院裁决。

五、审计监督

在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,必须有相关部门参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。

六、绩效与评估

1.制定采购绩效评估的目的,包括以下项目:

确保采购目标之达成;提供改进绩效之依据;作为个人或部门的奖惩参考。作为升迁、培训的参考;提高采购人员的士气。

2.采购绩效评估的指标

采购人员绩效评估应以“5R”为核心,即适时、适质、适量、适价、适地,并用量化指标作为考核之尺度。

3.采购绩效评估的方式。

采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。目标管理考核占采购人员绩效评估的70%;工作表现占绩效评估的30%;两次考核的总合即为采购人员之绩效,即:绩效分数=目标管理考核*70%+工作表现考核*30%

以上制度从2012年10月10日开始执行

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